De inventarisatiestraat. Een mooie functie, maar hoe zet ik het eigenlijk in?

Met de inventarisatiestraat maak je eenvoudig formulieren aan, waarin je precies de vragen stelt die nodig zijn voor het specifieke doel van de inventarisatie.

Er zijn 3 situaties waarin je de inventarisatiestraat goed kunt gebruiken:

  1. Voorafgaand een adviesgesprek (met een bestaande klant)
  2. Voorafgaand een adviesgesprek (met een nieuwe klant)
  3. Periodiek, vanuit zorgplicht, ter onderhoud

Situatie 1: Voorafgaand een adviesgesprek met een bestaande klant:

Stel, je hebt volgende week een afspraak met een klant. De reden van deze afspraak maakt niet zoveel uit. Dit kan bijvoorbeeld zijn:

  • Na een autowijziging
  • Na een verhuizing
  • ‘De verzekeringen weer eens tegen het licht houden’
  • Een onderhoudgesprekje
  • Etc.

Je kunt dan eerst het gesprek aangaan met de klant, waaruit misschien wel blijkt dat er verzekeringen moeten worden aangepast of moeten worden geoffreerd of bijgesloten. Vaak heb je na deze wijzigingen of offertes opnieuw contact met de klant of zelfs een afspraak (van 1,5 uur).

Dit traject kan als volgt efficiënter worden ingericht, bijvoorbeeld met het volgende stappenplan:

  1. Er is contact geweest met de klant (proactief of reactief; klant wil een gesprek).
  2. In dit gesprek wordt de werkwijze uitgelegd (er wordt eerst een formulier verstuurd)
  3. Het inventarisatieformulier wordt in My TP opgemaakt (huidige klant en polisgegevens worden ingevoerd in My TP)
  4. Het formulier wordt naar de klant gestuurd met de vraag deze vast in te vullen
  5. Alle wijzigingen of aanvullingen zijn direct verwerkt in My TP
  6. Er kan een vergelijking worden gemaakt
  7. De vergelijking wordt de met de klant besproken (zit nog goed of kan beter overstappen)
  8. A: Bij oversluiten kan er vanuit versneld worden aangevraagd

8. B: Als de verzekeringen nog goed lopen, dan kan dit worden opgeslagen in het klantodssier.

Resultaten van deze werkwijze:

Resultaat 1: Klant kan er weer even tegenaan

Resultaat 2: Klantdossier is weer actueel (en WFT-proof)

Resultaat 3: Dezelfde handeling kan volgend jaar zonder gesprek worden gedaan

Situatie 2: Voorafgaand een adviesgesprek met een nieuwe klant

In principe werkt dit hetzelfde als het stappenplan bij een bestaande klant. Er zijn (vrijwel) geen bestaande klant of polisgegevens, dus er kan een blanco formulier worden aangemaakt.

Een blanco formulier = een inventarisatieformulier zonder reeds ingevulde klant- of polisgegevens.

Stel, er klopt een nieuwe klant aan die zijn verzekeringen eens door jou wil laten controleren of hij wil direct een offerte. Dit kan bijvoorbeeld ontstaan vanuit:

  • Een hypotheekgesprek
  • Via je website
  • Via een actie die je hebt opgezet (de gratis polischeck)
  • Etc.

In dit eerste gesprek maak je kennis met de klant en overtuig je hem van je kwaliteiten en benoem je o.a. het volgende:

  1. We zijn onafhankelijk en laten dit zien met een (onafhankelijke) vergelijking
  2. In deze vergelijking zullen we je huidige verzekeringen ook toevoegen (als die er zijn)
  3. Is het goed als we een inventarisatieformulier sturen, waarin we alvast de basisgegevens (lees: de premiebepalende factoren) inventariseren?
  4. Zou je je huidige polissen als reactie op deze mail (+ link naar formulier) terug willen sturen of als PDF toe willen voegen in het formulier?
  5. Zou je het formulier willen invullen? Dan kunnen wij een uitgebreide vergelijking voor je maken.
    1. Let op: Aangeven bij de klant: Dit formulier is geen aanvraagformulier. Als je van een verzekering alleen of eerst de premies wilt zien, dan kun je het gewoon aanvinken. In het gesprek, waarin we de vergelijking bespreken komt dit wel ter sprake

Situatie 3: Periodiek, vanuit zorgplicht, ter onderhoud

 

Van reactief naar proactief!

Wees niet bang. Als dienstverlener zul je altijd reactief blijven. Je kunt namelijk niet weten wanneer een klant een nieuwe auto koopt of schade heeft. De mate waarin je proactief handelt heb je echter wel zelf in de hand.

In deze situatie stuur je een x-aantal klanten die in een bepaald profiel passen een gevuld inventarisatieformulier. Je gaat dit doen vanuit:

  • Zorgplicht (kloppen de alle bij mij bekende gegevens nog)
  • Onderhoud (lopen alle verzekeringen nog goed?)
  • Polisdichtheid (zijn er kansen? Ook niet-particuliere-schade-producten)

Het stappenplan voor deze situatie is als volgt:

  1. Stel een profiel op waaraan een klant moet voldoen om mee te worden genomen in dit proactieve plan. Dit kunnen bijvoorbeeld klanten zijn:
    1. Die al > 5 jaar niet zijn benaderd
    2. Die een lage polisdichtheid hebben
    3. Door wijzigingen in wet- en regelgeving of voorwaarden/ dekkingen, etc.

Oke, je hebt nu een lijst met klanten. Het samenstellen van deze lijst gaat langer duren dan je denkt, tenzij je een goed CRM-systeem hebt. Plan daarom periodiek tijd in om deze lijst uit te breiden.

Zorg dat de lijst groot genoeg is om minimaal 8 weken vooruit te kunnen.

 

  1. Hoeveel klanten wil je per week benaderen?
    1. Stel dat je eens begint met 2 klanten (per medewerker) per week voor de komende 4 weken.

Dan blijft het overzichtelijk. Kunnen we de respons meten. Hoeveel werk komt er achter weg?

Uiteraard is het mogelijk om met een hoger aantal te starten of versneld op te

schalen.

  1. Vul de klanten in, in My TP en maak er inventarisatieformulier van.
  2. Controleer de velden (is alles goed toegevoegd)
  3. Controleer de teksten die de klant leest (zijn aan te passen in de admin-omgeving)
  4. Verstuur de formulieren
    1. Verstuur (eventueel) na 1 week een herinnering
    2. Bel na 2 weken na. Waarom niet gevuld? Alsnog invullen
  5. De formulieren zijn retour en alle gegevens zijn in My TP verwerkt (gebeurd automatisch)
  6. Maak een vergelijking en bepaal of een afspraak wenselijk is
    1. Bij afspraak: bespreek de vergelijking (incl. huidige situatie)
    2. Bij geen afspraak: Stuur een samenvattingen van je bevindingen naar de klant en geef aan dat we over x-jaar hetzelfde nog eens doen.